Guide d’onboarding – Prise en main de SaaSOffice

Ce guide vous accompagne pas à pas dans la découverte de SaaSOffice.
Il s’adresse aux utilisateurs côté société gestionnaire, amenés à administrer un building.

👉 Suivez les étapes pour comprendre la logique de l’outil et réaliser vos premières actions clés.

1. Comprendre la logique générale de l’outil

Avant de commencer, prenez quelques minutes pour comprendre comment SaaSOffice est structuré.

SaaSOffice centralise :

la gestion des entreprises résidentes,
les utilisateurs et leurs droits,
les sites (vos bâtiments),
les espaces et services,
les usages quotidiens (réservations, incidents, courrier et colis, rendez-vous),
la communication et la vie du building.

2. Premiers pas côté Front Manager

Créer une entreprise résidente

Accès : Manager → Annuaire → Entreprises

Commencez par créer votre première entreprise : c'est toujours le point de départ dans SaaSOffice. La fiche entreprise vous permet de :

Centraliser toutes les informations du résident
Rattacher les utilisateurs, réservations, services et incidents
Avoir une vision globale de la relation avec le résident

Renseignez au minimum :

Le nom de l'entreprise
Le site de rattachement
Les coordonnées

💡 Vous pouvez également renseigner un nom de domaine lié : les collaborateurs possédant une adresse email sur ce domaine seront automatiquement rattachés à l'entreprise lors de leur inscription depuis leur espace.

Créer un utilisateur

Accès : Fiche entreprise → Onglet Membres → Créer un nouvel utilisateur

Un utilisateur correspond à une personne physique (dirigeant, collaborateur, résident). Depuis l'onglet Membres de la fiche entreprise, vous pouvez :

Créer un nouvel utilisateur : renseigner ses informations et son rôle au sein de l'entreprise
Rattacher un utilisateur existant : associer un utilisateur déjà présent dans l'annuaire

💡 Le premier utilisateur créé lors de la création de l'entreprise en devient automatiquement le contact principal.

Activer l’utilisateur

Accès : Fiche utilisateur → Bouton Activer le compte

Activez le compte pour donner accès à l'espace utilisateur. Cette étape déclenche l'envoi automatique d'un email d'invitation contenant :

Les instructions de connexion
Les liens vers l'application mobile et l'espace web

Une fois activé, le résident est autonome pour :

Effectuer ses réservations
Signaler des incidents
Consulter ses documents
Accéder aux services et à la Marketplace

💡 Si l'utilisateur n'a pas reçu l'email, utilisez le bouton Renvoyer le mail d'initialisation depuis sa fiche. La date de dernière connexion est visible sur la fiche utilisateur pour confirmer que l'activation a bien été effectuée.

3. Gestion opérationnelle quotidienne (Front Manager)

Réserver d’un espace pour un résident

Accès : Manager → Réservations d'espace

Consultez la liste des réservations et filtrez par type, état, site, entreprise ou période. Pour créer une réservation au nom d'un résident, cliquez sur +.

Accéder au Services planning

Accès : Manager → Gestion → Planning des services

Le planning offre une vue chronologique de l'occupation des espaces sous forme de diagramme de Gantt. Il vous permet de :

Visualiser d'un coup d'œil les disponibilités sur une période
Filtrer par type d'espace, site et étage
Anticiper les pics d'occupation

Gérer les accueils visiteur

Accès : Manager → Accueils visiteur

Ce module centralise les visites planifiées sur le site, qu'elles soient créées depuis l'espace utilisateur ou enregistrées directement depuis le manager. Pour créer un accueil visiteur, cliquez sur +.

Les invités reçoivent automatiquement un email de convocation contenant le lieu et la date de la visite, un fichier .ics pour synchroniser le rendez-vous avec leur calendrier, un lien pour confirmer leur venue ou refuser la visite

Depuis la liste des accueils, vous pouvez ensuite relancer les invités, confirmer les arrivées des visiteurs sur le site, annuler l'accueil si nécessaire.

Gérer les courrier et colis

Pour enregistrer un nouveau courrier ou colis, cliquez sur +

Le résident est alors automatiquement notifié par :

Email
Notification push sur l'application
Son espace utilisateur

La remise se valide de façon sécurisée via un code unique transmis au résident.

💡 Vous pouvez désigner des délégués autorisés à récupérer les courriers et colis à la place du destinataire, depuis la fiche entreprise ou la fiche utilisateur.

Créer un événement pour animer votre site

Accès : Manager → Gestion → Incidents client

Les incidents sont signalés directement par les résidents depuis leur espace. Depuis l'interface manager, vous pouvez :

Visualiser le nombre d'incidents par statut (En attente, En cours, Terminé, Annulé)
Filtrer par état, site et membre du staff
Assigner un incident à un membre du staff
Mettre à jour le statut au fil du traitement
Ajouter des commentaires pour vos collaborateurs

Partager des documents

Accès : Manager → Communauté → Documents partagés

Mettez à disposition des résidents des règlements intérieurs, guides pratiques ou documents administratifs.

💡 Le document s'affiche automatiquement dans l'espace des utilisateurs des sites sélectionnés et disparaît à expiration.

Suivre les incidents

Accès : Manager → Gestion → Incidents client

Les incidents sont signalés directement par les résidents depuis leur espace. Depuis l'interface manager, vous pouvez :

Visualiser le nombre d'incidents par statut (En attente, En cours, Terminé, Annulé)
Filtrer par état, site et membre du staff
Assigner un incident à un membre du staff
Mettre à jour le statut au fil du traitement
Ajouter des commentaire pour vos colaaborateurs

Suivre les services commandés aux fournisseurs

Accès : Manager → Marketplace → Service client

Ce module centralise toutes les commandes passées par les résidents depuis la Marketplace. Pour chaque requête, vous pouvez :

Assigner le traitement à un membre du staff
Mettre à jour le statut (En attente, En cours, Terminé, Annulé)
Échanger avec le résident via les commentaires
Masquer certains commentaires pour un usage interne uniquement

4. Paramétrage et administration

Créer et gérer les services

Accès : Manager → Catalogue → Espaces et services

Pour chaque espace, vous pouvez configurer :

Le type (bureau, salle de réunion, auditorium, etc.) et la surface
Les dates de disponibilité
La visibilité depuis l'espace utilisateur

💡 Pour un démarrage rapide, utilisez la fonction d'import en masse via fichier Excel pour créer plusieurs espaces en une seule opération.

Ajouter un fournisseur et des articles

Accès
Menu → Fournisseurs

👉 Ajoutez ou modifiez un fournisseur.

Pour chaque fournisseur, vous pouvez :

créer des articles,
choisir s’ils sont visibles ou réservables depuis l’espace client,
renseigner les informations utiles pour les résidents depuis leur espace.

Gérer le staff et les rôles

Accès
Menu → Staff → Collaborateurs
Menu → Staff → Droits

👉 Ajoutez des collaborateurs.

Définissez précisément :

leurs rôles,
ce qu’ils peuvent voir,
ce qu’ils peuvent faire dans l’outil.

Cette étape est essentielle pour sécuriser et organiser l’usage de la plateforme.

5. Parcours côté espace client

L’espace client permet au résident de gérer en toute autonomie ses usages quotidiens dans le building.

Ce parcours vous guide à travers les principales actions à réaliser pour bien démarrer.

Réserver un espace

Accès
Menu → Gestion → Réservations

👉 Commencez par créer votre première réservation.
Choisissez une salle ou un transit office, sélectionnez une date et un créneau horaire disponibles.

Lors de la réservation, vous pouvez :

ajouter des services complémentaires,
inviter des participants (email automatique),
synchoniser la réservation avec votre calendrier grâce au fichier .ics.

👉 Consultez ensuite la liste de vos réservations à venir ou passées.

Déclarer un incident

Accès
Menu → Incidents

👉 Signalez un incident dès que vous en rencontrez un.
Créez un nouvel incident et suivez son traitement depuis la liste.

Demander un service

Accès
Menu → Services

👉 Testez une demande de service.

consulter les services disponibles,
suivre vos demandes en cours ou passées.

L’invité reçoit un mail avec toutes les informations nécessaires.

Prise en main du logiciel SaaSOffice