Guide d’onboarding – Prise en main de SaaSOffice

Ce guide vous accompagne pas à pas dans la découverte de SaaSOffice.
Il s’adresse aux utilisateurs côté société gestionnaire, amenés à administrer un building.

👉 Suivez les étapes pour comprendre la logique de l’outil et réaliser vos premières actions clés.

1. Comprendre la logique générale de l’outil

Avant de commencer, prenez quelques minutes pour comprendre comment SaaSOffice est structuré.

SaaSOffice centralise :

la gestion des entreprises résidentes,
les utilisateurs et leurs droits,
les centres (buildings),
les espaces et services,
les usages quotidiens (réservations, incidents, mail and packages, rendez-vous),
la communication et la vie du building.

👉 Gardez en tête cette logique :

une entreprise résidente occupe les lieux,
des utilisateurs agissent pour cette entreprise,
tout se passe dans un centre,
via des services et des actions quotidiennes.

2. Premiers pas côté Front Manager

Créer une entreprise résidente

Accès
Menu → Annuaire → Entreprises

👉 Commencez par créer votre première entreprise.
C’est toujours le point de départ dans SaaSOffice.

Cette fiche vous permet de :

centraliser toutes les informations du résident,
rattacher utilisateurs, réservations, services, incidents,
avoir une vision globale de la relation client.

👉 Renseignez au minimum le nom et les coordonnées : cette entreprise servira de base à toutes les actions futures.

Créer un utilisateur

Accès
Fiche entreprise → Créer un utilisateur

👉 Ajoutez ensuite un utilisateur à l’entreprise.
Un utilisateur correspond à une personne physique (dirigeant, collaborateur, résident).

Activer l’utilisateur

Accès
Fiche utilisateur → Bouton Activer le compte

👉 Activez le compte de l’utilisateur.
Un email automatique est envoyé avec :

les instructions d’activation,
les liens vers l’application et l’espace utilisateur.

Sans cette étape, le résident ne peut pas se connecter.

Activer l’espace de l’utilisateur permet de :

donner accès à son espace utilisateur sur son espace web ou application,
rendre le résident autonome (réservations, incidents, services, documents).

3. Gestion opérationnelle quotidienne (Front Manager)

Réserver une salle de réunion pour un résident

Accès
Menu → Gestion → Réservations

👉 Explorez la liste des réservations existantes.
Utilisez les filtres et le tri pour comprendre l’occupation des espaces.

👉 Créez ensuite une réservation.
Vous pouvez réserver une salle de réunion.

Cette action permet de :

choisir l’espace, la date et l’horaire,
associer la réservation à une entreprise ou à un utilisateur,
intervenir manuellement en cas de besoin spécifique (ex : modifier la salle réservée).

Accéder au Services planning

Accès
Menu → Gestion → Planning des services

👉 Consultez le planning.
Il vous permet de visualiser en un coup d’œil la disponibilité des espaces et d’accéder à chaque réservation.

Créer et gérer des rendez-vous de membres

Accès
Menu → Rendez-vous

👉 Consultez la liste des rendez-vous planifiés.

👉 Créez un premier rendez-vous.
Ce module centralise les rendez-vous des clients pris depuis l’espace utilisateur ou enregistrés depuis le Front Manager.

Les participants reçoivent un mail avec les informations du rendez-vous et le statut du rendez-vous est suivi.

Gérer les mail and packages

Accès
Menu → Courrier et colis

👉 Consultez la liste des courriers et colis réceptionnés.

👉 Enregistrez un courrier ou un colis entrant.
Le résident reçoit automatiquement une notification avec un code visible dans son application.

La remise se fait ensuite de manière sécurisée via ce code.

Créer un événement dans le building

Accès
Menu → Communauté → Événements

👉 Créez un événement.
Les événements (afterworks, ateliers, conférences) permettent d’animer la vie du building.

Ils sont automatiquement visibles dans l’espace client des résidents.

Partager des documents

Accès
Menu → Documents

👉 Ajoutez un document.
Partagez des règlements internes, guides pratiques ou documents administratifs.

Suivre les incidents

Accès
Menu → Gestion → Incidents

👉 Consultez la liste des incidents.
Les incidents sont déclarés par les résidents.

Vous pouvez :

suivre leur traitement,
consulter l’historique des actions.

Suivre les services commandés aux fournisseurs

Accès
Menu → Gestion → Demandes de services

👉 Consultez les demandes de services.
Ce module permet de suivre les prestations commandées par les résidents.

4. Paramétrage et administration

Créer et gérer les services

Accès
Menu → Catalogue → Services principaux

👉 Vérifiez les services disponibles.
Les services définissent l’offre proposée aux résidents (bureaux, coworking, parking…).

👉 Créez un nouveau service.

Paramétrer un centre

Accès
Menu → Paramètres → Centres

👉 Configurez la plage horaire de disponibilité de votre centre.

Les résidents ne pourront réserver que sur ces plages horaires.

Ajouter un fournisseur et des articles

Accès
Menu → Fournisseurs

👉 Ajoutez ou modifiez un fournisseur.

Pour chaque fournisseur, vous pouvez :

créer des articles,
choisir s’ils sont visibles ou réservables depuis l’espace client,
renseigner les informations utiles pour les résidents depuis leur espace.

Gérer le staff et les rôles

Accès
Menu → Staff → Collaborateurs
Menu → Staff → Droits

👉 Ajoutez des collaborateurs.

Définissez précisément :

leurs rôles,
ce qu’ils peuvent voir,
ce qu’ils peuvent faire dans l’outil.

Cette étape est essentielle pour sécuriser et organiser l’usage de la plateforme.

5. Parcours côté espace client

L’espace client permet au résident de gérer en toute autonomie ses usages quotidiens dans le building.

Ce parcours vous guide à travers les principales actions à réaliser pour bien démarrer.

Réserver une salle

Accès
Menu → Gestion → Réservations

👉 Commencez par créer votre première réservation.
Choisissez une salle ou un transit office, sélectionnez une date et un créneau horaire disponibles.

Lors de la réservation, vous pouvez :

ajouter des services complémentaires,
inviter des participants (email automatique),
synchoniser la réservation avec votre calendrier grâce au fichier .ics.

👉 Consultez ensuite la liste de vos réservations à venir ou passées.

Déclarer un incident

Accès
Menu → Incidents

👉 Signalez un incident dès que vous en rencontrez un.
Créez un nouvel incident et suivez son traitement depuis la liste.

Demander un service

Accès
Menu → Services

👉 Testez une demande de service.

consulter les services disponibles,
suivre vos demandes en cours ou passées.

Consulter les documents

Accès
Menu → Gestion → Documents

👉 Consultez les documents partagés par la société gestionnaire.

Suivre vos mail and packages

Accès
Menu → Gestion → Courrier et colis

👉 Consultez la liste des mail and packages reçus et le code de retrait.

Déclarer un rendez-vous

Accès
Menu → Gestion → Rendez-vous

👉 Enregistrez un rendez-vous et invitez un externe.

L’invité reçoit un mail avec toutes les informations nécessaires.